Khi cầm bản vẽ một mặt bằng trống và danh sách mười lăm nhân sự, câu hỏi đầu tiên thường là làm sao xếp đủ chỗ ngồi mà không biến phòng làm việc thành lớp học thêm. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ lấy ngay tổng diện tích chia cho đầu người rồi yên tâm ký hợp đồng thuê. Nhưng lúc kê bàn vào thực tế, chiếc ghế xoay vừa kéo ra đã đụng lưng người phía sau, còn lối ra khu pha trà thì phải đi nghiêng mới lọt.
Sai lầm dễ gặp nhất khi tính mật độ chỗ ngồi là quên trừ đi phần diện tích không thể kê bàn. Trên mặt bằng nào cũng có cột chịu lực, khoảng mở của cánh cửa, tủ điện hoặc góc khuất. Chưa kể một văn phòng trọn gói dù gọn đến đâu vẫn cần chỗ đặt máy in, kệ cất tài liệu chung, một bàn họp nhỏ cho bốn đến sáu người và góc pantry để cất bình nước, lò vi sóng. Khi bóc tách hết các khu vực phụ trợ này, diện tích thực sự dành cho khu vực ngồi làm việc thường giảm đi đáng kể so với con số trên hợp đồng thuê.
Để nhân viên không thấy ngột ngạt, cách tính thực tế là đo theo cụm bàn thay vì chỉ đo mặt bàn. Một chiếc bàn dài một mét hai, sâu sáu mươi phân nghe có vẻ nhỏ gọn, nhưng người ngồi cần thêm khoảng lùi để đẩy ghế đứng dậy và duỗi chân. Nếu hai dãy bàn đặt quay lưng vào nhau, khoảng trống ở giữa phải đủ rộng để hai người cùng ngả ghế mà vẫn còn khe cho người thứ ba đi lọt. Khác với việc thiết kế biệt thự vốn dư dả diện tích cho những khoảng đệm trang trí, làm nội thất văn phòng nhỏ buộc người tính phải cân nhắc từng chục phân lối đi để cân bằng giữa số lượng chỗ ngồi và cảm giác thoáng đãng.
Sự đánh đổi rõ nhất nằm ở kích thước mặt bàn và cách lưu trữ đồ cá nhân. Chẳng hạn, nếu đội ngũ làm việc chủ yếu trên máy tính xách tay và ít giấy tờ, bạn có thể chọn mặt bàn gọn hơn để ưu tiên lối đi chung rộng rãi, giúp căn phòng nhìn vào thấy nhẹ nhàng. Ngược lại, nếu công việc cần dùng hai màn hình lớn hoặc đặt nhiều hồ sơ trên bàn, việc cố thu hẹp mặt bàn để nhồi thêm người sẽ khiến bàn làm việc luôn bừa bộn, dây điện chằng chịt và tạo cảm giác bức bối suốt ngày làm việc.
Cách xử lý gọn gàng là bỏ bớt các hộc tủ di động dưới gầm bàn để chân có chỗ duỗi thoải mái, thay vào đó là làm hệ tủ locker tập trung sát tường để nhân viên cất balo và đồ dùng cá nhân.
Các startup cũng thường gặp bài toán tăng nhân sự đột ngột sau vài tháng vận hành. Khi lên phương án thiết kế văn phòng từ đầu, bạn nên phân biệt rõ số chỗ ngồi cố định hiện tại và số chỗ có thể mở rộng. Thay vì đóng cứng toàn bộ bàn làm việc theo kích thước lẻ, hãy chọn các cụm bàn module có sẵn đường chờ ổ cắm điện và dây mạng bên dưới. Lúc mới chuyển về, phần diện tích dư có thể đặt một chiếc ghế dài để nhân viên ngồi nghỉ trưa hoặc trao đổi nhanh; khi thêm người, chỉ cần ghép nối thêm cụm bàn mới vào hệ thống sẵn có mà không phải đục sàn hay đi lại đường điện nổi.
Ánh sáng và tầm nhìn cũng quyết định việc một mặt bằng có bị cảm giác chật hay không. Trong quá trình thiết kế thi công văn phòng, việc đặt các dãy bàn song song hoặc vuông góc với cửa sổ giúp ánh sáng tự nhiên đi sâu vào bên trong, tránh được cảnh người ngồi ngoài che khuất tầm nhìn của người ngồi trong. Các vách ngăn trên mặt bàn chỉ nên cao vừa đủ che phần dây máy tính và giữ chút riêng tư khi cúi xuống làm việc, nhưng khi ngẩng lên vẫn nhìn xuyên qua được toàn bộ căn phòng.
Nếu bạn đang đứng trước một mặt bằng dự kiến thuê, hãy thử lấy cuộn băng dính giấy dán trực tiếp lên sàn vị trí của phòng họp, góc pha nước và các cụm bàn định đặt, sau đó tự mình đi lại giữa các đường dán đó. Việc bước thử trên sàn thực tế sẽ cho bạn biết ngay chỗ nào đang bị hẹp trước khi bắt tay vào chọn đồ. Khi cần trao đổi kỹ hơn về phương án bố trí mặt bằng, MoreHome thiết kế và thi công nội thất văn phòng luôn sẵn sàng lắng nghe qua hotline 09.31.31.88.77.