Khi vừa đặt cọc xong một mặt bằng trống cho tám đến mười nhân sự, câu hỏi làm nhiều chủ doanh nghiệp trẻ đau đầu nhất thường là nên đổ tiền vào đâu trước: bàn ghế ngồi làm việc, phòng họp kín hay một quầy lễ tân bắt mắt? Với nguồn vốn khởi nghiệp có hạn, việc dàn trải ngân sách cho tất cả các góc cùng lúc rất dễ dẫn đến cảnh thiếu hụt tiền mặt ngay trước ngày vận hành chính thức.
Sai lầm dễ gặp nhất ở giai đoạn này là dồn quá nhiều tiền vào phần trang trí bề mặt như vách ốp cầu kỳ, đèn kiểu hoặc sofa tiếp khách cỡ lớn, trong khi lại cắt giảm chi phí cho ghế ngồi và hệ thống ổ cắm mạng. Chẳng hạn, nếu bạn chi gần hết ngân sách cho một khu sảnh chờ thật sang nhưng nhân viên phải ngồi làm việc tám tiếng trên những chiếc ghế cứng, thiếu ổ điện dưới chân bàn và dây cáp chằng chịt, hiệu suất làm việc sẽ giảm đi rất nhanh. Cách xử lý thực tế hơn là chia tổng ngân sách nội thất văn phòng nhỏ thành các nhóm ưu tiên theo tần suất sử dụng hàng ngày, thay vì chia theo diện tích từng phòng.
Khoản ưu tiên đầu tiên nên dành cho phần hạ tầng kỹ thuật gắn liền với mặt bằng và cụm bàn ghế làm việc chính. Trước khi chọn màu sơn hay mua đồ rời, bạn cần đo kỹ vị trí đặt bàn để đi sẵn đường điện, dây mạng âm sàn hoặc nẹp gọn theo chân tường, đồng thời tính toán ánh sáng trắng đủ rõ cho mắt. Với bàn làm việc, các hệ bàn cụm chân sắt mặt gỗ công nghiệp phẳng giúp ghép nối nhanh và dễ kê thêm khi tăng người. Ngược lại, phần ghế xoay nên được đầu tư loại có tựa lưng nâng đỡ tốt vì đây là món đồ gắn bó trực tiếp với sức khỏe của cả đội ngũ mỗi ngày.
Sau khu vực làm việc chung, phòng họp nhỏ và góc pantry cần được cân nhắc dựa trên sự đánh đổi giữa tính riêng tư và độ thoáng của mặt bằng. Khác với việc thiết kế biệt thự vốn có nhiều diện tích để tách bạch từng phòng chức năng riêng rẽ, thiết kế văn phòng cho startup thường phải gộp nhiều nhu cầu vào một không gian gọn. Nếu đội ngũ của bạn hay phải gọi điện trao đổi với khách hàng, hãy ưu tiên chi tiền cho vách kính có dán decal mờ và rèm kéo ở phòng họp để giữ sự yên tĩnh, thay vì đóng những hệ tủ trang trí lớn. Khi cần đối chiếu trực tiếp cốt ván chống ẩm và màu bề mặt Melamine hay Laminate, bạn có thể làm việc cùng xưởng gỗ công nghiệp để chốt mẫu vật liệu sát nhu cầu.
Khu pantry lúc này chỉ cần một hệ kệ gọn để đặt bình nước, lò vi sóng và một ngăn tủ dưới cất đồ khô, vừa tiết kiệm diện tích thuê vừa giữ văn phòng luôn ngăn nắp.
Một khoản khác rất dễ bị bỏ quên khi tự mua sắm lẻ tẻ là chi phí vận chuyển, lắp đặt và sửa chữa các phát sinh nhỏ tại hiện trường. Khi chọn làm văn phòng trọn gói, bảng dự toán ban đầu thường đã gom các hạng mục từ vách ngăn, sơn bả, điện mạng đến đồ gỗ rời vào chung một đầu mối quản lý, giúp bạn nhìn rõ tổng số tiền cần chuẩn bị. Dù tự gọi từng đội hay tìm đơn vị thiết kế thi công văn phòng như MoreHome để lên phương án đồng bộ, bạn vẫn nên giữ lại một khoản dự phòng riêng cho việc bổ sung tủ hồ sơ khóa số, bảng viết hoặc vài chiếc ghế phụ khi có thực tập sinh mới.
Để việc mở rộng sau này không làm xáo trộn ngân sách, ngay từ bản vẽ thiết kế nội thất đầu tiên, hãy chừa sẵn những khoảng trống có đầu chờ ổ cắm cho hai đến ba vị trí ngồi tiếp theo. Khi chưa dùng đến, góc đó có thể đặt một kệ tài liệu thấp hoặc cây xanh dễ chăm sóc; lúc tuyển thêm người, bạn chỉ việc mua bổ sung bàn ghế cùng kiểu dáng là khớp ngay với tổng thể thi công nội thất sẵn có. Nếu cần trao đổi cụ thể hơn về cách bố trí mặt bằng và dự trù hạng mục cho văn phòng, bạn có thể liên hệ trực tiếp MoreHome qua hotline 09.31.31.88.77.
Ngay hôm nay, bạn hãy lấy bản vẽ mặt bằng hoặc tự đo lại kích thước phòng, sau đó viết ra ba nhóm trên một trang giấy: những món bắt buộc phải có trong ngày đầu làm việc, những món có thể mua thêm sau ba tháng và những thứ chỉ mang tính trang trí để gạch bớt khi cần giữ an toàn cho ngân sách.