Bạn vừa nhận mặt bằng mới và chuẩn bị trao đổi với bên thiết kế thi công văn phòng, nhưng trên tay chỉ có diện tích sàn và một danh sách nhân sự sơ sài. Tình huống này rất phổ biến ở các nhóm khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ. Khi chưa làm rõ cách vận hành hàng ngày, buổi trao đổi đầu tiên dễ biến thành cuộc bàn luận về màu sơn hay kiểu bàn ghế theo cảm tính, thay vì tìm ra giải pháp dùng được lâu dài.
Điểm đầu tiên nên làm rõ là số lượng người ngồi cố định và khả năng tăng thêm trong một đến hai năm tới. Đừng chỉ đếm tổng số đầu người hiện tại. Nếu phòng kỹ thuật cần hai màn hình lớn kèm lối đi thoáng, kích thước mặt bàn sẽ khác hẳn bộ phận kinh doanh vốn hay ra ngoài gặp khách. Tính toán trước việc này giúp bên thiết kế văn phòng sắp đặt cụm bàn làm việc vừa vặn, không bị thừa khoảng trống vô ích mà cũng không làm chỗ ngồi quá chật chội khi có thêm người mới.
Chuyện chia phòng họp cũng cần cân nhắc kỹ giữa nhu cầu thực tế và diện tích thuê. Lỗi hay gặp của nhiều văn phòng nhỏ là cố ngăn một phòng họp lớn cho mười người, trong khi cả tháng chỉ dùng vài lần, khiến không gian làm việc chung bị bóp hẹp. Chẳng hạn, nếu phần lớn các cuộc trao đổi nội bộ chỉ từ ba đến bốn người, bạn nên ưu tiên một phòng họp nhỏ cách âm vừa phải kết hợp với góc thảo luận mở. Sự đánh đổi ở đây là bạn sẽ phải tìm quán cà phê hoặc thuê phòng ngoài khi có sự kiện đông người, nhưng đổi lại nhân viên có chỗ ngồi thở được mỗi ngày.
Khu vực pantry và nơi cất đồ cũng là phần hay bị bỏ quên trong bản mô tả nhu cầu ban đầu. Bạn cần xác định rõ khu này chỉ để tủ lạnh nhỏ, máy lọc nước và pha cà phê đứng, hay cần bàn ngồi ăn trưa riêng. Khi nói rõ nhu cầu này, bên làm nội thất văn phòng nhỏ sẽ biết cách gom đường cấp thoát nước, ổ cắm điện về một góc gọn gàng, tránh việc hoàn thiện xong mới phát hiện dây điện chạy loằng ngoằng trên sàn.
Nếu bạn muốn chọn hình thức văn phòng trọn gói để đỡ tốn thời gian quản lý từng đội thợ, hãy chuẩn bị trước cả khung ngân sách dự kiến và hạn chót phải dọn vào. Việc đưa ra một con số thực tế giúp bên tư vấn chọn vật liệu ván gỗ, khung sắt hay vách ngăn phù hợp ngay từ bản vẽ đầu tiên, tránh việc phải sửa đi sửa lại nhiều lần vì vượt chi phí.
MoreHome thiết kế và thi công nội thất văn phòng, bạn có thể gọi hotline 09.31.31.88.77 khi cần trao đổi chi tiết về mặt bằng của mình. Ngay chiều nay, bạn có thể lấy một tờ giấy trắng, liệt kê số người làm việc toàn thời gian cùng ba món đồ dùng chung bắt buộc phải có để sẵn sàng cho buổi hẹn sắp tới.